就業規則作成・見直し

就業規則を“ひな形”や”借り物”をそのまま使っている会社様はいませんか？
中身をあまり理解せずにそのまま使っていると、実態と異なることで無用なトラブルが起こり得ます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　自社の大事な規程ですので、しっかりと実態に合う、そして経営者のご意向に沿った内容になるよう作成しましょう。

就業規則は、
オーダーメイドでなければ意味を持ちません。

オーダーメイドとは、具体的にはどんな作業なのか？
以下、近年私が実際にお引き受けした相談事例をご紹介いたします。

服務規律は職場の規律を守る大切な規定です。
労働条件を定める条項と並んで重要な柱の一つだと言えます。
服務規律の考え方をまとめます。

この中でとくに注意が必要なのは、人事異動についての記載です。
本来であれば転勤については会社の裁量が広く認められているのですが、就業規則に定めがないと 転勤など人事異動ができない、と述べている弁護士先生もいます。
就業規則に記載されていない場合、社員の個別の同意がなければ転勤させることが難しいという見解です。

川村の提案なのですが、就業規則を有効活用するために、新入社員に対して就業規則を使ってガイダンスを行ってほしいと思っています。
入社時の必要書類、服務規律、休日や休暇…
まさに“会社のルール”として就業規則を使って教えてあげてください。
個人情報のことなど、知っていて当然と思えることも、まったく知らないという意識の低い人も案外多いものですよ！

「休日」と「休暇」についてです。
このふたつ、同じ「お休み」でも扱いが全く違うのです。

まず多くの中小企業にとって大きなハードルになるのは「1週40時間」というルールです。実態によって様々な議論（ご相談）が繰り広げられます。

「休暇と休業」です。
まず体系的に整理してみましょう。

この中で法律で賃金を支払う必要があるのは、「年次有給休暇」と「使用者の責に帰すべき事由による休業」だけです。
他の休暇・休業は無給でもよいのです。
中身をよく見ないでひな形の規程を使ってしまうと、「子の看護休暇」は有給だという文言があったりしますので、くれぐれも注意が必要です。（怖）

就業規則では、各々の条項に無給か有給を明示することをお勧めします。

特別休暇（慶弔休暇）を作りたい、という場合はノーワーク・ノーペイの原則で無給でも問題はありません。
が、特別休暇を取って欠勤控除をされるのなら、社員にとってメリットがなく（勤怠の評価マイナスにはならない）結局は残っていれば有給を使うことになるでしょうね。したがって福利厚生という主旨を活かすのなら有給にして、最低限約束できる日数を決めていくというご相談になります。

せっかく恩恵的に設けた特別休暇で、社員から不満が出たりしたらイヤですよね。
運用があいまいにならないようルールを明確に決めていきましょう。
例えば、特別休暇中に土日をはさむ場合はどうすればよいでしょうか？
例えば入籍してから1年後に「新婚旅行に行くから…」と言われた場合はどうでしょうか。
これらはわりとよくある事例なので後の規程例を参考にしてください。

最後に、この「特別休暇」、そもそも対象者は正社員のみなのか、非正規社員（パート・アルバイト等）も請求できるのか、決めておく必要があります。

川村：例えば私傷病で長くお休みするときに設けるのが「休職制度」ですが、まず法的に義務があるわけではないんですよ。 
社長様：そうなんですか。設けなくてもいいのですね。

川村：はい。特別な制度を作らず有給休暇を使ってもらうこともありえますね。もし、規程に入れるのであれば最低限これだけは約束できる、という無理をしない制度がいいですよ。
社長様：なるほど。作るとしたら期間はどれくらいがいいでしょう？

川村：3ヶ月から6ヶ月くらいが中小企業で多いですかね。その前に一律の期間にするか、それとも在職期間に応じて期間を変えますか？
社長様：あぁ、長く務めた社員には長い期間を認めるということですね？

川村：はい。福利厚生の意味合いからも納得しやすいですよね。例えばこんな感じです。

社長様：あれ、1年未満の社員はどうなるのかな？

川村：はい、1年未満の社員には認めないとするのが一般的です。そもそも雇用契約は、「心身ともに健康」という前提でスタートしているので、入社してすぐに休み始めるのは契約違反という考え方です。ちょっと言い方がきついですかね・・・苦笑
社長様：（笑）あぁ、それでいいです。もし特別に認めたい社員がいたら休ませればいいのですからね。 

川村：このひな形を見てください。
「業務外の傷病による欠勤が継続して 3 ヶ月以上を超えたとき」→これだとうつ病などになってしまった社員に対応しにくいです。最近増えている精神疾患の場合、断続的に休んだり、遅刻や早退が多かったり、体調が悪くても無理して出社することも多いようです。 
社長様：なるほど。このままだと 3 ヶ月以上継続して休まないと該当しないわけですね。どうすればいいかなぁ。 

川村：勤務の実態を見て、会社が休職を命じられるようにしておきたいですね。「完全な労務の遂行ができない」場合というのがキーワードです。 
社長様：休職中の給料はどうするんでしたっけ？ 

川村：ノーワーク・ノーペイなので、無給でよいのです。その代わり健康保険の傷病手当金を申請できますからね。賞与の支給対象期間や退職金の期間からも除くのが一般的な取扱いです。 
社長様：給与を支払わなくていいのは安心しました。でも…あ、社会保険料はかかるのか。（苦笑） 

川村：はい、よくお気づきですね（苦笑）休んでいる社員さんからも自己負担分はしっかりもらいましょう。
社長様：休職期間が終わっても治らない場合はどうすれば…？ 

川村：休職期間満了になっても治らなかった場合は、「自然退職」となる旨、書いておきます。逆に復職するときのほうが注意が必要かもしれません。復職にあたって治癒しているかどうかでもめることが多いんです。
社長様：どうやって判断すればいいのかなぁ？

川村：やはり医師の診断書です。が、社員の主治医だけでなく、産業医など会社の指定する医師から診断書をもらうよう明記しておきましょう。患者から頼まれたとおりに診断書を軽く書いてしまうドクターも多いって知り合いの内科医が言っていましたから（笑）つまり復職については、産業医の診断に基づいて会社が判断することを書いておきましょう。
社長様：ここまで定めておくといざっていう時、困らずにすむねぇ。 

川村：休職者が出ないにこしたことはないですけどね。
おまけですが、リハビリ勤務中の処遇についても記載しておきましょうか。弁護士さんが言うには、リハビリ勤務は本来の労務提供ではないので、休職前の賃金を 100％払う義務はないようです。そんなことを盛り込んでいくと、本則に入りきらないので（笑）
「休職規程」として別規程にする会社さんも増えていますよ。別規程にするかどうかは、たたき台を作ってみてから決めましょうか。 

新規入社した従業員にポンと、就業規則を手渡せば会社の仕組みやルールを全て理解してもらえるのが理想です。
例えば入社時に提出させるべき必要書類が幾つかありますね。
よくある条文にはこうあります。↓

前述しましたここ2,3年急増する労使トラブル。
これからの時代の就業規則の目指すところは、例えばサービス残業や解雇で監督署に駆け込まれたとき、会社を守ってくれるようなリスク管理の視点なのだと感じます。
そうなると、古いひな形的な就業規則では会社のリスク管理の視点からみるとあまりに“危険”なご時世です。
それでも会社の方から、「規則くらいでトラブルが防げるんですか？」と聞かれることも。

・・・私はそんな時、こんな事例をお話します。

通常の就業規則ではマイカー通勤やマイカーの業務上使用についてまで、定めているものは少ないようです。確かに一般的な労働条件ではありませんが、一度事故が起きれば、第三者も交えて非常に揉めることになってしまいます。
会社がこのようなトラブルに巻き込まれるリスクを大幅に軽減するために、規定作成の際には次のようなことをアドバイスしています。

• 運転免許証、任意自動車保険の写しを提出させる
  →→「マイカー使用申請書兼誓約書」を作りましょう！
• 任意自動車保険の補償内容を確認
  →→対人賠償額が無制限になっているかをチェック！
• 通勤途上の事故について会社は責任を負わないことを明記する
  →→周知させるとともに一層の交通安全を呼びかけましょう！

もちろん下記のように規定にも明記しておきます。

せっかく作った就業規則、大事に社長室に保管しておいては意味がありませんね。
いかにして全労働者に周知させるか、意外と難しい問題でもあります。
周知徹底をし、同時に意識付けになるような方法のヒントを挙げてみましょう。